Nos services

Vitamin Events propose tout ce dont vous avez besoin pour préparer, organiser et communiquer sur votre événement.

Un expert à votre service, impliqué et à votre écoute

Organisateur Professionnel de Congrès (PCO) depuis plus de 35 ans, Vitamin Events vous conseille et vous accompagne dans l’organisation de congrès à thématiques scientifiques et médicales partout en France.

Vous vous posez des questions d’ordres organisationnel, administratif ou juridique, notre équipe y répondra avec son dynamisme et sa compétence. Du montage du dossier jusqu’à la coordination de votre événement, Vitamin Events vous propose une large palette de services adaptés à votre secteur d’activité : études préalables, coordination générale, gestion des participants et des invités, soumission des abstracts et secrétariat scientifique, marketing et communication, recherche et gestion des partenaires, exposition…

Nos prestations

Coordination

Conseil et Coordination générale

  • Montage de projet

    • Analyse des besoins
    • Etude de faisabilité et analyse budgétaire
    • Accompagnement dossier de candidature
    • Montage des dossiers pour les subventions
    • Mise en place du rétroplanning général
  • Coordination générale

    • Organisation et animation des réunions avec les comités d’organisation et scientifique
    • Préparation des cahiers des charges
    • Sélection et négociation avec les prestataires
    • Recherche de lieux et recommandation
    • Coordination des prestataires (techniques et logistiques)
    • Suivi budgétaire
  • Gestion administrative

    • Mise en place d’un compte bancaire dédié
    • Suivi financier, bancaire et comptable
    • Facturation, paiement des factures et relances prestataires
    • Bilan comptable
Inscrits

Gestion des participants et des invités

  • Inscriptions

    • Analyse du besoin
    • Configuration personnalisée de la plateforme web dédiée et sécurisée
    • Secrétariat dédié
    • Facturation, suivi des paiements et relances
    • Gestion hôtelière
    • Accompagnement des participants à chaque étape
    • Enquête de satisfaction
    • Gestion des litiges
  • Secrétariat des invités

    • Prise de contact et accompagnement personnalisée
    • Gestion administrative, hôteliere et des moyens de transport
    • Mise à jour du programme scientifique
    • Remboursement des frais
  • Accueil

    • Organisation de l’accueil (édition des listings, fournitures, signalétique…)
    • Management des équipes d’hôtesses
    • Inscriptions sur place et facturation
    • Remise des badges, des sacoches et des certificats de présence
  • Suivi et bilan post-congrès

    • Analyse statistiques
    • Bilan post congrès (nombre, profils, recettes…)
    • Relances impayés
Abstracts

Abstracts et Secrétariat scientifique

    • Analyse du besoin avec le comité scientifique
    • Configuration des plateformes de dépôt d’abstracts
    • Gestion des soumissions, accompagnement des correcteurs, assistance aux dépositaires, notification aux auteurs, gestion des sessions,
    • Conception et impression de l’abstracts book
    • Gestion exposition posters…
Marketing

Marketing et Communication

  • Communication

    • Création de l’identité visuelle
    • Conception et création des documents du congrès
    • Bannière, flyers, affiches et totems
    • Programme et abstrat book
    • Gestion des impressions
    • Site internet
    • Programme dynamique
    • Application mobile
  • Marketing

    • Communication sur les réseaux sociaux
    • Conception et diffusion des emailings
    • Relation presse
    • Goodies
Partenaires

Gestion des partenaires et de l'exposition

    • Recherche de sponsors et de financements
    • Définition de l’offre, contractualisation et suivi administratif
    • Montage dossiers techniques
    • Gestion de l’exposition et des plans d’implantation
    • Logistique (expédition et retours, montage et démontage)
    • Accueil dédié sur place
    • Suivi personnalisé avant, pendant et après le congrès
    • Reporting et bilan des recettes sponsoring

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