Un expert à votre service, impliqué et à votre écoute
Organisateur Professionnel de Congrès (PCO) depuis plus de 35 ans, Vitamin Events vous conseille et vous accompagne dans l’organisation de congrès à thématiques scientifiques et médicales partout en France.
Vous vous posez des questions d’ordres organisationnel, administratif ou juridique, notre équipe y répondra avec son dynamisme et sa compétence. Du montage du dossier jusqu’à la coordination de votre événement, Vitamin Events vous propose une large palette de services adaptés à votre secteur d’activité : études préalables, coordination générale, gestion des participants et des invités, soumission des abstracts et secrétariat scientifique, marketing et communication, recherche et gestion des partenaires, exposition…
Nos prestations
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Montage de projet
- Analyse des besoins
- Etude de faisabilité et analyse budgétaire
- Accompagnement dossier de candidature
- Montage des dossiers pour les subventions
- Mise en place du rétroplanning général
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Coordination générale
- Organisation et animation des réunions avec les comités d’organisation et scientifique
- Préparation des cahiers des charges
- Sélection et négociation avec les prestataires
- Recherche de lieux et recommandation
- Coordination des prestataires (techniques et logistiques)
- Suivi budgétaire
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Gestion administrative
- Mise en place d’un compte bancaire dédié
- Suivi financier, bancaire et comptable
- Facturation, paiement des factures et relances prestataires
- Bilan comptable
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Inscriptions
- Analyse du besoin
- Configuration personnalisée de la plateforme web dédiée et sécurisée
- Secrétariat dédié
- Facturation, suivi des paiements et relances
- Gestion hôtelière
- Accompagnement des participants à chaque étape
- Enquête de satisfaction
- Gestion des litiges
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Secrétariat des invités
- Prise de contact et accompagnement personnalisée
- Gestion administrative, hôteliere et des moyens de transport
- Mise à jour du programme scientifique
- Remboursement des frais
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Accueil
- Organisation de l’accueil (édition des listings, fournitures, signalétique…)
- Management des équipes d’hôtesses
- Inscriptions sur place et facturation
- Remise des badges, des sacoches et des certificats de présence
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Suivi et bilan post-congrès
- Analyse statistiques
- Bilan post congrès (nombre, profils, recettes…)
- Relances impayés
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- Analyse du besoin avec le comité scientifique
- Configuration des plateformes de dépôt d’abstracts
- Gestion des soumissions, accompagnement des correcteurs, assistance aux dépositaires, notification aux auteurs, gestion des sessions,
- Conception et impression de l’abstracts book
- Gestion exposition posters…
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Communication
- Création de l’identité visuelle
- Conception et création des documents du congrès
- Bannière, flyers, affiches et totems
- Programme et abstrat book
- Gestion des impressions
- Site internet
- Programme dynamique
- Application mobile
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Marketing
- Communication sur les réseaux sociaux
- Conception et diffusion des emailings
- Relation presse
- Goodies
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- Accompagnement au choix du format
- Accompagnement et assistance aux orateurs
- Paramétrage de la plateforme
- Envoi des accès aux participants
- Diffusion selon planning ou à la demande
- Diffusion multi-sessions
- Statistiques
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- Recherche de sponsors et de financements
- Définition de l’offre, contractualisation et suivi administratif
- Montage dossiers techniques
- Gestion de l’exposition et des plans d’implantation
- Logistique (expédition et retours, montage et démontage)
- Accueil dédié sur place
- Suivi personnalisé avant, pendant et après le congrès
- Reporting et bilan des recettes sponsoring